hans-gjermund-gauslaa-600

Over 1 000 arbeidstvister havner i retten hvert år. Her er de konkrete tiltakene som kan hindre at arbeidsgiver dømmes for usaklig oppsigelse.

Her er noen av de mange sakene hvor det endte med at arbeidsgiver ikke hadde grunnlag for å si opp vedkommende:
Sovnet på jobb og solgte langt under budsjett
Hjemmekontor i Spania for å støtte kona som hadde røket ut av realityprogram

Andre ganger får arbeidsgiver medhold, men ikke før etter en ressurskrevende runde i retten:
Seks strake år med over 40 dager sykefravær

Dokumentasjon fra A til Å
I oppsigelsessaker er det normalt to forhold som er sentrale:
• Alvorlighetsgraden i de forholdene arbeidsgiver bruker som oppsigelsesgrunnlag
• Hvor god dokumentasjon arbeidsgiver har for disse forholdene

– Det er viktig å ha dokumentasjon som underbygger at det tiltaket arbeidsgiver har valgt var naturlig. Ved spesielt grove forhold som vold eller underslag har man som regel dokumentasjon og det vil sjelden være behov for oppfølging og advarsler. I andre tilfeller, der arbeidstaker kanskje sluntrer unna eller oppfører seg dårlig kan du fort tape saken hvis du ikke har fulgt opp arbeidstakeren og gitt advarsler, sier Hans Gjermund Gauslaa, rådgiver i arbeidsrett hos Simployer.

SE OGSÅ: Nær 6 000 arbeidstvister for domstolene på fem år – sjekk tendensen i din lokale tingrett her

Nedenfor listes en rekke andre tiltak enn formelle advarsler, som alle kan være med på å vippe en sak i arbeidsgivers favør.

– Jo klarere oppsigelsesgrunnen er, jo lettere vil du kunne komme i mål uten å ha fulgt alle de 8 punktene som vi trekker frem. Men arbeidsgiver har bevisbyrden for at en oppsigelse har saklig grunn, og har du for eksempel ikke skriftlige referater eller oppsummeringer fra samtaler med medarbeiderne, peker Gauslaa på at du fort kan bli svar skyldig dersom domstolen spør om hvilken dokumentasjon dere har for de samtalene dere sier er blitt gjennomført og hva som var innholdet i disse samtalene.

Her er de 8 grepene som kan være relevant dokumentasjon i oppsigelsessaker:

1. Arbeidskontrakt
Arbeidsmiljøloven sier bare noe om hva som  være med i en arbeidsavtale. Det kan være fornuftig å ta inn mer. En gjennomtenkt og god arbeidsavtale skaper bedre forutsigbarhet og redusert risiko for uklarheter i arbeidsforholdet, står det i Faghjelp, som har en egen artikkel om hva som skal og bør være med i arbeidsavtalen.

2. Introduksjonsprogram
Oppfølging og veiledning i starten av arbeidsforholdet, er det naturlige tidspunktet for å etablere de gode rutinene som får arbeidsforholdet inn i ønsket spor. Det er egne regler i arbeidsmiljøloven om prøvetid i arbeidsforhold, og denne prøvetiden bør brukes godt.

3. Personalhåndbok
Der introduksjonsprogrammet har en start og slutt, er personalhåndboka pålen med informasjon som alltid er der. Gjennom en slik håndbok kan arbeidstaker hele tiden ha tilgjengelig de retningslinjer og rutiner som gjelder i virksomheten.

4. Medarbeidersamtale
Mange virksomheter har en årlig medarbeidersamtale. Den bør ha et referat med mål og tiltak. En slik samtale er et fint sted å få fram forventninger og prioriteringer.

SE OGSÅ: Medarbeidersamtaler i en digital verden – se opptak av gratis webinar


5. Oppfølgingssamtaler
I tiden mellom de årlige medarbeidersamtalene vil oppfølgingssamtaler kunne være til hjelp for å sjekke ut om arbeidstaker jobber i samsvar med de avklaringer som er gjort i medarbeidersamtalen.

Hvordan skal du gå frem når noe må endres?
– Vær tydelig på hva som forventes i stillingen og følg opp på det. Prøv i starten å løse flest mulig saker uformelt og muntlig. Ta tak i gapet mellom forventningene og det som leveres, og fokusér på hva arbeidstaker må gjør for å lukke det gapet og hva du som leder kan bidra med. Har du oppfølgingsmøter om et forhold og ser at det er lang vei til mål, må du på et tidspunkt i prosessen være tydelig på hva som kan være konsekvensen (for eksempel avslutning av arbeidsforholdet) dersom dere ikke får til endring, forklarer Hans Gjermund Gauslaa.

6. Korrigerende samtale
Noen ganger bør det gjennomføres en korrigerende (vanskelig) samtale med medarbeideren. Her kan det settes fokus på det som oppleves som problematisk og som du som leder krever en endring på. Slike samtaler bør det skrives referat fra og det bør også vurderes å sette opp en forpliktende oppfølgingsplan. Det er en fordel om det gjennom elektronisk signering eller annen form for dokumentasjon framkommer at begge parter er enige i innholdet i referatet.

7. Skriftlig advarsel
Skriftlige advarsler gir god dokumentasjon og domstolene vil ofte legge vekt på om dette er gitt. En slik advarsel viser at du har reagert på et forhold, og det blir vanskeligere for arbeidstaker å hevde at en eventuell oppsigelse kommer overraskende. Det er imidlertid viktig at arbeidsgiver også etter at det eventuelt er gitt en advarsel har en god oppfølging av arbeidstaker, med siktemål om å få arbeidsforholdet på rett spor.

8. Formelt riktig oppsigelse
Enten arbeidsforholdet slutter med oppsigelse eller avskjed, er det formelle krav arbeidsgiver må følge. I tillegg til at det er krav om gjennomføring av drøftingsmøte for beslutningen om oppsigelse tas, er det et absolutt krav om skriftlig oppsigelse. Oppsigelsen skal videre inneholde opplysninger arbeidstakers rett til å krave forhandlinger, rett til å reise søksmål og rett til å stå i stillingen, og de fristene som gjelder for dette. Arbeidstaker har også rett til å få en skriftlig begrunnelse for oppsigelsen hvis vedkommende ber om det.

SE OGSÅ: Faghjelp: Formelle krav til oppsigelse og avskjed


Konklusjon: Dokumentasjon av at kritikkverdige forhold er tatt opp før oppsigelsen er viktig. Bevis for at konkrete kritikkverdige forhold faktisk har skjedd, er selvsagt også vesentlig. Dette kan være kundeklager, fotografier av dårlig utført arbeid eller liknende. Det er da viktig at bevissamlingen ikke går på akkord med personvernet.