Få ting er mer energitappende enn dårlige møter. Og det som fungerer dårlig i et vanlig møte fungerer ofte enda dårligere når møtet er digitalt. Coach, foredragsholder og forfatter av boken "Møteredderen", Fredrik Bauer, bistår virksomheter i å bedre kvaliteten på møter. Her får du hans tre beste tips til økt engasjement i digitale møter.

fredrik-bauer1

Koronapandemien fikk fart på utviklingen av digitale møter. I følge en studie fra Microsoft, The future of work – the good, the challenging & the unknown, har hjemmekontor og digitale møter gjort oss mer empatiske. I stedet for å treffes i et nøytralt kontormiljø kommer vi nå direkte hjem til kollegaene våre, og blir en del av hverandres hverdag. Spørsmålet er om dette bidrar til økt engasjement og samhold i teamet.

Et effektivt møte har en tydelig hensikt, et mål og en agenda. Det begynner og slutter i tide, ledes av en møteleder og har et passende antall deltakere.

Grunnelementene som gjør et møte effektivt er de samme uansett om møtet er fysisk eller digitalt. Den store forskjellen er at det blir tydeligere på det digitale møtet når noen av disse grunnelementene mangler. Og da er det fort gjort at man parallelt med møtet begynner å sjekke epost eller gjør noe annet som tar fokuset bort fra møtet. Og dersom møtelederen heller ikke bryter inn og stopper den som prater for mye, blir møtet raskt håpløst og lite effektivt.

Ifølge vår egen undersøkelse, Svenskars möten – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet, dropper hele 69 prosent å etterspørre hva som er møtets hensikt, mål eller agenda dersom dette mangler i møteinnkallingen. Om flertallet av de som deltar på møtene dine er usikre på hvorfor du har møtet og hva dere forventer å komme frem til, så blir det et dårlig møte uansett om det er fysisk eller digitalt. Ansvaret ligger både hos møteleder og deltakere. Ingen burde takke ja til et møte uten å vite svaret på disse grunnleggende spørsmålene.

Mange av dagens møter er derfor unødvendige.

Når jeg bistår virksomheter og enkeltpersoner med å skape bedre møter og en ny møtekultur, er det ofte enkelt å redusere antallet møter. Har du et spørsmål å ta opp med en eller noen få personer – gjør det heller direkte istedenfor å booke en tid om to uker.

Til deg som ofte kaller inn til og leder møter: her kommer tre tips som øker engasjementet i dine digitale møter.

3 tips for mer engasjerende møter:

1. Kortere, mer dialog og flere pauser
Når både møter og det øvrige arbeidet krever at du ser på en skjerm trøtner hjernen og kroppen raskere. Vil du at deltakerne på møtene dine skal være engasjert bør møtet være kort, bestå av dialog I stedet for monolog – og varer det lenger enn 45 minutter verdsetter de fleste en pause.

2. Bruk chat og interaktive verktøy
Som møteleder er det din oppgave å gjøre det mulig for alle å bidra. Start møtet med en innsjekking og la alle komme til orde gjennom ulike former for runder der du tydelig styrer ordet. Engasjere alle ved å bruke chatten og vær tydelig på hvordan den skal brukes på nettopp dette møtet. I stedet for at alle skal rekke å skru på mikrofonen og si noen ord kan alle via chatten raskt komme med synspunkter på en problemstilling. Foruten chatten finnes andre interaktive verktøy som passer svært godt i digitale møter, for eksempel Svava, Menti, Miro og Mural.

3. By på deg selv
Mange digitale møter er seige og kjedelige. By på varme og lag felleskap ved å våge å by på deg selv. Still noen personlige spørsmål og ta en rask bøy-og-tøy-strekk sammen.

Dette innlegget ble først publisert på andfrankly.se. Simployer Group AS har kjøpt det svenske selskapet &frankly, en skybasert tjeneste for måling av engasjement på arbeidsplassen. Løsningen er tilgjengelig på det norske markedet.