Karoline AD-des19-1-6_webres_600

Igjen har mange arbeidstakere blitt sendt ufrivillig tilbake på hjemmekontor. Denne gangen må vi som ledere ta i bruk lærdommen fra forrige runde.

Mange arbeidsgivere må igjen sende arbeidstakere tilbake til hjemmekontoret etter pålegg fra myndighetene om dette. Påbudet trer formelt i kraft torsdag 16.12.2021 og foreløpig frem til midten av januar 2022.

Det har vært flere runder med slikt pålegg og mange hadde nok håpet at vi var ferdige med det.

Forskjellen på denne og tidligere gangene er at denne gangen har vi erfaring. Vi vet hva som fungerer, hva vi har behov for og hva som ikke fungerer. Nå gjelder det å bruke denne erfaringen og sjekke om vi har rutiner på plass for å få dette til å fungere.

Må sikre forsvarlig arbeidsmiljø

Vi har en egen forskrift om arbeid på hjemmekontor, men mange har nok fått med seg at denne ikke gjelder ved pålagt hjemmekontor. (Lagt til grunn i notat fra departementet i forrige runde). Vi opplever dessverre at man misforstår dette; at det ikke gjelder noen krav fordi det er en unntakssituasjon.

Det stemmer ikke. Arbeidsgiver har alltid ansvar for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også der vi er en unntakssituasjon og arbeidsmiljøloven stiller krav om at vi har rutiner på plass for å sikre dette. Denne rutinen må utarbeides i den enkelte virksomhet. En ting er at det er lovpålagt, men det er i tillegg veldig lurt.

Må ta i bruk erfaringer

Ved den første runden var det forståelig at det var vanskelig å få alt på plass. Arbeidsgivere hadde ikke gjort dette tidligere og samfunnet var i tilnærmet unntakstilstand. Men dette kan vi ikke si nå. Nå har vi erfaring, og bør ha rutiner på plass fra tidligere som nå kan tas frem og iverksettes igjen.

Etter de forrige rundene med hjemmekontor er det svært mange virksomheter som erfarte at det fungerte bra å jobbe hjemmefra. Arbeidstakerne fikk mer fleksibilitet i hverdagen og mange opplyste at de var mer effektive; for eksempel ved konsentrasjonsarbeid eller at digitale møter er mer effektive.

Mange arbeidsgivere har derfor i etterkant innført ulike former for hjemmekontorordningen, stort sett i form av delvis hjemmekontor, såkalt hybride løsninger. Men det at noen arbeidstakere sitter hjemme enkeltdager og noen på kontoret er noe annet enn at alle sitter hjemme.

Ikke lenger kriseledelse

Ved det første påbudet om hjemmekontor snakket vi mest om «pandemiledelse» som «kriseledelse», hvor vi nærmest måtte ta en dag av gangen og veien ble til mens man gikk. Men det kan vi ikke nå. Etter det som har skjedd, kan ikke virksomhetene ha vært helt uforberedt på at dette ville komme nå, slik vi var i mars 2020.

Ikke ta for gitt at arbeidstakerne er oppdatert på hva som er tiltakene som gjelder, gi god informasjon om hvorfor det pålegges hjemmekontor og vis forståelse for medarbeidere som nå opplever dette særlig krevende.

Sjekk at du har rutiner som fungerer

Nå er det viktig å skaffe seg oversikt over hva dere har av tidligere rutiner og tiltak som gjelder når alle sitter hjemme. Så må du vurdere om det er behov for endringer.

Dersom dere ikke har rutiner, eller de ikke er endret siden første runde i mars 2020, kan det være klokt å skaffe seg en kjapp oversikt. Dette kan for eksempel gjøres ved å be arbeidstakerne svare på grunnleggende spørsmål om sin hjemmekontorsituasjon, eller ved å snakke med ledere med personalansvar – rett og slett de som kjenner behovene på kroppen.

Har du ikke rutiner på plass, så er det på tide å prioritere dette.

Husk de psykososiale forholdene

Hvilke tiltak er iverksatt for å sikre godt arbeidsmiljø og drift ved pålagt hjemmekontor? Utstyr er en ting, men psykososiale og organisatoriske elementer vet vi at er like viktig! Hvordan skal arbeidsdagen organiseres, hvordan sikrer vi balanse jobb/fritid, hvordan sikre samarbeid og kontakt med andre kollegaer og hvordan ha gode rutiner for arbeidsdagen?

Har du arbeidstakere som du vet ut fra tidligere runder at trenger oppfølging? Ikke fordi de gjør en dårligere jobb nødvendigvis, men fordi det opplever det å sitte hjemme som en større belastning enn andre.

Hvordan skal vi samarbeide når vi er hjemme igjen?

Arbeidstakerne må medvirke, men det er et lederansvar å sikre god drift og at arbeidsmiljøet er bra. Det er viktig med klare forventninger fra ledelsen, men med en grunnleggende tillit i bunn. Vi vet for eksempel at noen innfører faste morgenmøter. Dersom du gjør det; forklar hvorfor. At det ikke er for kontroll av om arbeidstakeren er på jobb, men for å starte dagen på en god måte, gi nødvendig informasjon mv.

Dersom du mener dette skal være obligatorisk, så vær klar på det. Utydelig ledelse er ingen tjent med, særlig ikke i en unntakssituasjon.

Relasjonsledelse kombinert med fjernledelse er fullt mulig

Det er fullt mulig å ivareta gode relasjoner til de ansatte, men man må tenke annerledes. Ta en prat med arbeidstakerne dine på telefon, relasjon kan opprettholdes også her. Begynn uken med å spørre hvordan den ser ut for arbeidstakeren, og avslutt med å snakke om hvordan uken har vært.

Sørg for å avklare hvordan arbeidsbelastningen er, om det er noe man trenger og om det er noe du som leder kan gjøre; enten det gjelder tilpasning for den enkelte eller for eksempel arbeidsoppgaver/faglig.

Lag gode rutiner

Lag rutiner for hvordan arbeidsmiljøet skal ivaretas på hjemmekontor. Gi gjerne arbeidstakerne tips, men enkelte punkter bør i større grad stilles forventning om at gjennomføres. Det kan for eksempel være pauser eller en liten gåtur i løpet av arbeidsdagen.

Dette fordi vi vet at dette har stor betydning for det psykososiale, men også for effektivitet og prestasjon. Man kan jo ikke følge opp at arbeidstakerne faktisk gjør det, men ved å forklare hvorfor vi gir de tipsene vi gjør, eller hvorfor det skal være en del av arbeidsdagen, så kan det være forebyggende arbeidsmiljøarbeid og sykefraværsarbeid i praksis.

Ofte er det små ting som skal til, men vi kan ikke forvente at hver og en av arbeidstakerne skal forstå viktigheten av det om vi ikke forklarer hvorfor.

Fem tips til ledere

  1. Skaff deg oversikt over hjemmekontorsituasjonen til den enkelte arbeidstaker og vurder behov for tiltak i virksomheten generelt eller på individnivå
  2. Gi god informasjon til arbeidstakerne og gi de tips eller vurder å innføre rutiner som skal være en del av arbeidsdagen
  3. Lag felles digitale møteplasser og forklar hvorfor disse opprettes og forventninger til deltagelse. Lag gode rutiner for møtene; hvordan vil ha det på Teams?
  4. Oppretthold kontakten med den enkelte medarbeider; følg opp hvordan arbeidssituasjonen er og arbeidsmiljøet. Det handler ikke om kontroll, men om omtanke og god ledelse.
  5. Vær klar på arbeidstakernes medvirkningsplikt; til å følge rutiner som innføres for å ivareta et godt arbeidsmiljø og forebygge uheldig belastninger som følge av påbud hjemmekontor. Du får ikke dette til uten arbeidstakerne på laget; de må være kjent med sin rolle; enten det gjelder hvilke rutiner som følges, omtanke for kolleger, samarbeid eller annet.

LAST NED GRATIS: Gratis guide til dere som skal jobbe hybrid eller på hjemmekontor