0_3PCSLdJEpNufFKDK

Veien til naturen kan ofte være kort på hjemmekontoret, men kontorpulten er sjeldnere regulérbar.
Foto: Roberto Nickson/Unsplash

Noe av det viktigste i framtidas HR-strategier blir virksomhetens syn på hjemmekontor. Her har vi samlet de viktigste argumentene for og mot.

En av konsekvensene av koronakrisen er at hjemmekontor er blitt satt i system, og er blitt mer allment akseptert. De fleste tror nå at det vil bli vanligere med hjemmekontor fremover. Vi har derfor gjort en vurdering av fordeler og ulemper med hjemmekontor, og hvilke argumenter som er "nøytrale", fordi de kan slå ut både positivt og negativt. 

👍 Fordeler

Mindre pendling
Det er ettertrykkelig fastslått gjennom forskning at pendlere skiller seg oftere og står kortere i jobben. På toppen av dette kommer miljøgevinsten av mindre reising. Sist, men ikke minst, vinner man tid. Denne kan potensielt brukes på trening eller samvær med personer som mer har glede av dette enn sidemannen på toget.

Skybaserte løsninger
Systemer som ikke drives fra skya faller litt gjennom på hjemmekontor. Å logge seg på via VPN er ekstra plunder og heft. Kan et ønske om økt bruk av hjemmekontor bli dråpen i begeret som gjør at de gamle, lokale løsningene endelig fases ut? Lokale serverrom og installert programvare passer dårlig sammen med hjemmekontor. Hvis man kan jobbe hjemmefra i skyløsninger er det også lettere å utvide åpningstiden, og man er mindre sårbar for konsekvenser av at kontoret utsettes for tyveri, vannlekkasje eller liknende. 

Skattefritak
Ordningen er ikke så kjent, men det å kompensere for at et rom i huset må brukes til kontor er en måte for arbeidsgiver å gi skattefrie fordeler til de ansatte. Brukes rommet til andre ting enn jobbing, faller skattefritaket bort. Normalt utbetales en standardsats på 1 850 kroner per år. Aberet for den ansatte er at et ekstra rom i huset medfører økte utgifter på langt mer enn cirka 155 kroner måneden. Skulle godtgjørelsen derfor økes, utløses skatteplikt på det overskytende beløpet og arbeidsgiveravgift på overskytende del.  

SE OGSÅ: Når hjemmekontor blir en fast ordning

Fleksibilitet
Med hjemmekontor ligger det til rette for at den ansatte i større grad kan legge opp arbeidsdagen så den går opp med totalkabalen av ærend. Et eksempel er besøk hos fastlegen, som oftest har kontor nærmere bostedet enn arbeidsstedet. Tidstapet ved et slik legebesøk vil normalt da bli mindre om den ansatte jobber hjemmefra. 

Større arbeidsmarked
Undersøkelser viser at majoriteten av nordmenn er uinteressert i jobber som innebærer mer enn 45 minutters reisetid til jobben. Hvis normalen i jobben er å jobbe hjemmefra, kan det imidlertid være mulig å få tak i mer kompetent arbeidskraft som er bosatt lenger unna kontoret. Økt bruk av hjemmekontor kan være en måte for arbeidsgiveren å utvide sitt arbeidsmarked uten å måtte flytte kontoret eller vente på utbygginger av motorveier og dobbeltspor. 


 

👎️ Ulemper

Samhandling
Mange har høyere terskel for å ta kontakt digitalt enn i et åpent kontorlandskap. Færre tar trolig ordet i et videomøte enn i et fysisk møte også. Dette kan det jo være fordeler med også, men for idéutvikling og kreativ problemløsning, er det trolig på minussiden at man sitter “på hver sin tue”. Kanskje særlig for de som bor alene, kan mangelen på fysiske møter med andre personer utvikle seg til alvorlig ensomhet. Utover sosial kontakt og ren innovasjon kan det også være andre positive effekter i åpent landskap: Passiv læring når man lytter til andre. Problemløsning ved at noen "blander seg inn" i en samtale med eureka-løsningen. Praten ved kaffemaskinen som forandret alt. Energien som oppstår når et salgsmiljø pusher hverandre lenger enn den enkelte klarer alene.

Hvordan motvirke problemene med digital samhandling? På en digital workshop kan du dele opp deltakerne i flere videorom, for å sikre at flere tør å ta ordet og bidrar aktivt. Du kan også lage digitale idébanker der folk kan stemme på gode og dårlige forslag. Man kan spise lunsj sammen ved at alle spiser samtidig ved pulten og har på videokameraet. Arbeidstakerne kan eventuelt leie seg inn i lokale kontorfellesskap på stedet de bor. Man kan velge hybridløsninger der alle har jevnlige kontordager.

Ergonomi
Det er vanligere å ha regulerbar pult, stor kontorskjerm og trådløst tastatur på kontoret enn hjemme. Arbeid på hjemmekontor kan følgelig medføre forverret belastning på både rygg, skuldre og øyne. I tillegg blir det typisk færre skritt i løpet av en arbeidsdag, fordi man ikke går til/fra kontoret, ei heller til kantine eller kollegers pult. Selv om arbeidsgiver ønsker å investere i bedre løsninger på de ansattes hjemmekontor, er det ikke gitt at alle ansatte har lyst til å ha eller plass til en diger kontorpult med bred skjerm. Hvorvidt hjemmekontor totalt sett er dårligere for folkehelsen kommer an på hva slags kontorløsning man har fra før. Forskning peker mot at cellekontorer gir mindre uførhet og sykefravær enn åpent landskap, og hjemmekontor likner mer på cellekontor enn på åpent landskap.

Hvordan motvirke problemene med ergonomi i hjemmet? HR kan ha en plan for fysisk aktivitet blant de ansatte, og den kan inneholde tiltak spesielt rettet mot stillesitting på hjemmekontor. En konkurranse i skrittelling kan være én måte å sette søkelyset på viktigheten av å få beveget seg nok selv om gåturen til og fra jobb faller bort. En fotokonkurranse hvor man skal poste bilde fra utelunsj kan også stimulere til å få beveget seg vekk fra kontorpulten i løpet av dagen. Det kan investeres i likeverdig utstyr slik at hjemmekontoret blir like godt utstyrt som det ordinære kontoret. Fagforeninger og arbeidsmiljøutvalg vil vel være naturlige aktører i debatten om hva slags forhold det skal være på hjemmekontoret.

Sammenblanding av jobb og fritid
Mange arbeidstakere foretrekker å ha et skille mellom jobb og privat, og det blir vanskeligere hvis kontor og bolig går i ett. Man kan fort bli sittende med jobb langt utover ordinær arbeidstid, men med manglende disiplin kan også private gjøremål snike seg inn og forstyrre i den regulerte arbeidstiden. 

Økt ansvar og risiko for arbeidsgiver
For arbeidsgiver er kontoret ett, stort og oversiktlig område å ha kontroll over. Det skaper mange nye problemstillinger hvis arbeidsgiver skal utruste medarbeiderne med hvert sitt hjemmekontor. Du har HMS-ansvaret, med mulig utvidet yrkesskadeforsikring, behov for å vurdere ergonomi på mange ulike “lokasjoner” og juridiske gråsoner når eventuelle yrkesskader oppstår i hjemmet. Så har du mulig skatteplikt på utstyret i hjemmet. Dette må vurderes, og eventuelt må det betales arbeidsgiveravgift samt at momsrefusjon bortfaller. Utlån av datautstyr til den ansatte er skattefritt, men godtgjørelse til innkjøp av kontormøbler medfører skatteplikt. Med tapt momsfradrag blir utstyret da 40 prosent dyrere enn om arbeidsgiver hadde lånt ut møblene til den ansatte. Men utlån medfører utfordringer med hva som skal skje med eksempelvis pult og stol når den ansatte slutter. Hvis arbeidstaker får beholde utstyret når leasingperioden er ferdig, må omsetningsverdien på det tidspunktet skattlegges. 

Oppdage faresignaler senere
Forhold som kan lede til langtidsfravær kan oppdages senere hvis de ansatte møtes sjeldnere. Det å ha et fast oppmøtested og tidspunkt gir en struktur som kan være positivt for den som er i faresonen for spillavhengighet og alkoholmisbruk. Det å være i et fellesskap med andre kan ha forebyggende effekt. Selv der hjemmekontor er hovedregelen, bør man kanskje sikre at det er jevnlige samlinger på kontoret eller en rotasjon som sikrer at alle får en hverdag med fortsatt fysiske møter med kolleger?



😐 Nøytrale argumenter

Økonomi
Gevinsten ved å innføre økt bruk av hjemmekontor kommer an på om det er mulig å reforhandle seg ut av en leieavtale for deler av arealet, og om gevinsten ved å fjerne prinsippet om faste plasser allerede er tatt ut. Med færre pulter enn ansatte risikerer de sist ankomne på morgenen å måtte sitte i fellesarealene, men da vil det i mange tilfeller være mulig å spare 10–20 prosent av husleieutgiftene. Dette forutsetter at det ikke er inngått en lang avtale om å leie hele arealet, eller at man er i vekst og ved å fjerne de faste plassene kan unngå en dyr flytting til større lokaler. Til fradrag fra gevinsten ved mindre kontorareal kommer gjerne økte utgifter til å utstyre de ansatte med dobbelt sett skjerm, docking, tastatur, mus og headset, for å unngå at dette må fraktes fram og tilbake hver gang den ansatte skal ha hjemmekontor. Datautstyr er like dyrt for alle, derfor er gevinsten ved å gå over til hjemmekontor særlig stor for de som leier dyre, sentrumsnære kontorer.

Regneeksempel
I dette regneeksempelet er datautstyret som kreves for å utruste et fullverdig hjemmekontor hos alle ansatte så dyrt at det overstiger gevinsten ved å redusere dekningsgraden for pulter på kontoret fra 100 til 80 prosent. Noen ansatte kan ha privat utstyr hjemme, og ønsker eller trenger ikke få utdelt utstyr fra arbeidsgiver. Da øker sannsynligheten for at det vil lønne seg å redusere kontorarealet. 

Avbrytelser
I likhet med økonomi er ikke avbrytelser et argument det går an å kategorisk plassere som fordel eller ulempe. I en normalsituasjon vil de fleste oppleve færre avbrytelser hjemme enn på jobb. Men noen bor i kollektiv, andre har barn med kortere skoledager enn arbeidsdagens lengde. Det er også mulig å begrense andelen avbrytelser på jobb ved å øke mengden stillerom eller etablere kjøreregler for når det er greit å avbryte noen.

Selvledelse og autonomi
Hjemmekontor stiller store krav til den enkeltes disiplin. Autonomi og kontroll over egen arbeidshverdag er normalt positivt for den enkeltes jobblykke. Mange vil si at det er komfortabelt med kort vei fra balkongen til kontorstolen. Man kan kanskje til og med jobbe på balkongen. Men hjemmekontor krever selvdisiplin og evne til å holde seg fokusert, uten å bli oppslukt i hjemmets forefallende gjøremål. Ikke alle er like selvgående, og det varierer hvor flink man er til å jobbe uten hyppig veiledning. 

Personvern og datasikkerhet
Hvis færre reiser kollektivt til jobb, reduseres risikoen for mobiltyverier og faren for at noen overhører eller observerer sensitiv informasjon på skjermer. Til gjengjeld er det et stort spørsmålstegn hva slags datasikkerhet de ansatte har på sine hjemmenettverk, og om det er gode rutiner for makulering av eventuelle papirer. Som et ledd i en HR-strategi og virksomhetens syn på hjemmekontor er det viktig å reflektere over konsekvensene bruk av hjemmekontor har for datasikkerhet, GDPR og behandling av sensitive opplysninger.  

Se webinar fra 4.juni der vi snakket om hele koronasituasjonen sett fra et HR-perspektiv, og delte inn koronakurven i fire faser.

Artikkelen du nå har lest er et samarbeid mellom mange av Simployers ansatte, blant annet HMS-rådgiver Anne Sandtorp og økonomirådgiver Øivind Elvestad