Foto: Uxindo/Unsplash

HR-yrket handler om å trå til når det trengs, uten at man lang tid i forveien vet når det er. Desto viktigere er det å prøve å spre de oppgavene der man faktisk kan påvirke tidspunktet

Hadde det vært praktisk at endringer i arbeidsstokken var jevnt fordelt gjennom året? Hver måned var det to stykker som sa opp jobben og dermed må erstattes, samt én nyansettelse som følge av vekst. Men sånn funker ikke verden. Folk slutter samtidig i klynger, og plutselig er det ingen som slutter på en stund. Markedet svinger opp og ned, og så må det gjennomføres en større nedbemanningsprosess.   

I et mylder av offboarding og onboarding skal man prøve å få gjort de øvrige HR-oppgavene så systematisk som mulig. Mens internkontrollforskriften har krevd systematisk arbeid på HMS-området, har HR-arbeid kanskje vært mindre systematisk? Med de nye kravene i likestillings- og diskrimineringsloven blir det også på HR-området viktigere enn før å kunne dokumentere at man jobber systematisk med tiltak. Denne systematikken kan oppleves som et pålegg eller et krav, men er vel egentlig dokumentering av en måte å jobbe på som gir effekt og kontinuerlig forbedring?  

Fordi en stor del av HR-yrket er veldig operativt og uforutsigbart, er det særlig viktig å lage gode planer for det som kan planlegges og tidsstyres. Kanskje kan HR i større grad sikre at virksomhetens strategiske mål nås gjennom å ha gode prosesser for å planlegge, utføre, kontrollere og korrigere sine aktiviteter?  

De mer faste og forutsigbare oppgavene i HR-jobben kan deles i to bolker: De der fristen er gitt, og de som kan styres til rolige tider. De du  gjøre selv om ting er travelt, og de du burde gjort når ting var roligere. I worst case ender det da med at de oppgavene du kunne gjort når ting var roligere ender opp med å ikke bli gjort i det hele tatt, fordi de fortrenges av -oppgavene.  
 
For å få en mental og visuell oversikt over arbeidsbelastningen gjennom året kan det være nyttig å samle oppgavene i et digitalt HR-verktøy som også lar deg sette opp frister og påminnelser.  
 

Eksempler på oppgaver som i noen grad kan styres til de deler av året hvor det er færre oppgaver som må gjennomføres akkurat da: 
• Medarbeidersamtaler og utviklingssamtaler
• Pulsmålinger 
 Kompetansehevende tiltak 
 Lønnssamtaler 
 GDPR-tiltak 
 Revidering av håndbøker 
• Arbeidsmiljøundersøkelse 
• Risikokartlegging 
• Vernerunde 
• Tiltak for økt mangfold 
• Trivselsfremmende tiltak
• Kulturbyggende tiltak 
 
Eksempler på oppgaver som i større grad faller når de faller:  
• Hovedferieplanlegging 
• Budsjett 
• Årsrapport 
• Rekruttering og onboardingprogrammer 
• Fusjoner og bedriftsoppkjøp 
• Omstrukturering og nedbemanning 
• Uforutsette hendelser som pandemier 
• Personalsaker 
 
vår nye løsning Simployer HR-årshjul som vi lanserer nå i mai, har vi laget en mal med de faste oppgavene gjennom året, hvor vi basert på beste praksis foreslår en fordeling av arbeidsbelastningen gjennom året. På toppen av dette kan man da legge inn de andre årlige HR-aktivitetene i sin virksomhet og forsøke å fordele dem så mye som mulig der det er få oppgaver fra før. Du kan få vite mer om HR-årshjul i et lanseringswebinar vi gjennomfører torsdag 20. mai 2021. 

Et siste praktisk tips: Hvis du skal fordele oppgaver gjennom året kan det være greit å huske på at arbeidstimene er svært ujevnt fordelt. Om vi tar bort fire uker ferie i juli og fordeler den femte ferieuka på romjul og påske betyr det at i kvartaler der påsken faller i april har 1. kvartal 18 % flere arbeidsdager enn 2. kvartal, mens 4. kvartal har hele 35 % flere arbeidsdager enn 3. kvartal. Dette er viktig å ta hensyn til, så man ikke sprer aktivitetene i fire like store bolker utover året. Hvis du ikke tilpasser årshjulet til realitetene, ender du kanskje opp med å jobbe mye utover kvelder og i helgene? 
 
SE OGSÅ: Derfor er våren mest hektisk for HR  

Hvilket kvartal er det med høyest arbeidsbelastning for HR?
Det varierer fra år til år – jevnt over skiller ikke noe kvartal seg spesielt ut
1. kvartal: Friske budsjettkroner og alle skal bruke penger og starte nye prosjekter samtidig
2. kvartal: Mange frister, røde dager og mye som skal være klart til folk går til sommerferie
3. kvartal: Mye onboarding og mange ting som har ligget i bero gjennom sommeren
4. kvartal: Budsjettprosesser og deadliner på rekke og rad i travel julestri