data

Ingen bruker en kalkulator til å lagre telefonnummer, lagre notater eller ivareta sosiale relasjoner. Til tross for at lønnssystemer er avanserte kalkulatorer, bruker mange systemene til å lagre HR masterdata, noe som kan ha negative konsekvenser på mange plan.

Å bruke HR-systemer til å administrere sine ansatte har blitt vanligere de siste årene. Likevel viser en undersøkelse Simployer har gjort blant 212 svenske virksomheter i ulik størrelse at hele 63 prosent fortsatt bruker lønnssystemet som kilde til HR masterdata.

– Historisk sett har det ikke vært noen tydelige alternativ til å bruke lønnssystemet til å samle opplysninger om de ansatte, sier product manager Jules Oilvier i Simployer. 

– Lønnssystemet har vært der, det brukes regelmessig og har blitt den naturlige kilden å bruke. 

Lønnsavdelingen bruker tid på "feil" ting

Problemet er bare at lønnssystemet ikke er bygd for å brukes som kilde for HR Masterdata. Noe som fører til en rekke problemer. Ikke minst skaper det unødvendig merarbeid for de ansatte på lønnsavdelingen. Ettersom det er et system bare et fåtall personer skal ha tilgang til, av hensyn til konfidensialitet, får andre medarbeidere og ledere ikke gå inn i systemet selv. Det gjør eksempelvis oppdatering av adresseopplysninger unødvendig kronglete. 

– Man får helt enkelt spørre seg om de som jobber på lønnsavdelingen skal jobbe med å håndtere lønn, eller om de skal bruke tiden sin på å oppdatere adresseopplysninger og skrive ut rapporter til sjefer som behøver informasjon om de ansatte, sier Mirja Lenes, som er rådgiver innen lønn og HR i Simployer. 

SE OGSÅ: Simployer Kompensasjon


Ikke laget for å håndtere menneskelige relasjoner

Bruker man i stedet et HR-system, er det systemet bygd fra bunnen for å håndtere hele medarbeiderreisen og sikre at riktig person har tilgang til riktige opplysninger. 

– Både lønnssystemet og HR-systemet er kjempebra systemer, men de er skapt for helt ulike formål, sier Jules Olivier. 

– Litt satt på spissen kan man si at lønnssystemet er en fantastisk kalkulator, men det er ikke laget for å håndtere menneskelige relasjoner. Støtte for utviklingssamtaler, permisjonssøknader, ansettelseshistorikk og andre prosesser som angår relasjonen mellom virksomhet og medarbeider. Slike ting håndterer man mye enklere og sikrere i et system som er skapt for det. 

 

Riktig sak på riktig plass

– Å bruke lønnssystemet trenger ikke være en dårlig idé, dersom det er snakk om en mindre virksomhet der én person står for alt fra lønnsinnberetning til HR, markedsføring og lagerhold, påpeker Mirja Lenes.

– Men er man en noe større virksomhet, er det virkelig en god idé å tenke over hvilke data man egentlig har om sine ansatte, hvor man lagrer dem og hvorfor, så man er sikker på at man har riktige ting på riktig sted.

Undersøkelsen til Simployer viser også at 50 prosent av virksomhetene mener sin nåværende løsning for HR masterdata ikke oppfyller GDPR-kravene, og drøyt 60 prosent av virksomhetene med mellom 50 og 250 ansatte planlegger å bytte hovedsystem for HR masterdata.

 

Feil informasjon kan ha juridiske konsekvenser

Å bruke lønnssystemet som kilde til HR masterdata er forbundet med en rekke farer.

– Lønnssystemet inneholder veldig sensitiv informasjon som bare de som jobber med lønn bør ha tilgang til, sier Mirja Lenes.

– Men HR-data, for eksempel adresse eller kontaktopplysninger til nærmeste pårørende, kan flere trenge tilgang til. Risikoen ved å bruke lønnssystemet er at sensitiv informasjon havner på feil sted, eller at ingen får den informasjonen de trenger. Dessuten kan ofte brukeren skrive inn fritekstinformasjon i lønnssystemet.

– Da må man som øverste leder stole enormt på at de som administrerer systemet vet akkurat hva de kan og ikke kan skrive inn. Ellers er risikoen at de begynner å angi alt fra skostørrelse til fagforeningstilknytning, og det kan i noen tilfeller få juridiske konsekvenser for virksomheten, sier Jules Olivier.

Dette innlegget ble først publisert på simployer.se, og er skrevet i samarbeid med frilansjournalist Karin Aase


Vill du vite mer om HR masterdata?
HR masterdata er navet i dagens personalsystemer, og det er nøkkeldata om personer, ansettelser, stillinger, organisasjoner, roller og grupper. Lær mer på vår temaside om HR masterdata