illustrasjon hr-data


Alle virksomheter lagrer data om sine ansatte. Hvis det gjøres riktig har denne informasjonen stor verdi som strategisk beslutningsstøtte.

Data virksomheten lagrer om sine ansatte omtales gjerne som HR-data; og håndteres tradisjonelt av HR- og lønnsavdelingen. Typiske data kan være:

  • CV med sertifikater etc. 
  • Tilbud, ansettelseskontrakter, bankdetaljer.
  • Fravær, permisjon, ferie, stemplingsinformasjon
  • Informasjon om pårørende, antall barn og barnas alder (relevant ved fravær med syke barn)
  • Referater fra medarbeidersamtaler og medarbeiderutvikling. 
  • Engasjementsundersøkelser.
  • Talentplanlegging (Status for den enkelte ansatte, hvordan de ønsker å utvikle seg, oppfølging, motivasjon etc).
  • Dokumentasjon knyttet til ansatte som ikke fungerer (som er grunnlag for utviklingsmål eller eventuelt avslutning av arbeidsforhold)
  • Statistikk knyttet til sykefravær, turnover, arbeidsmiljø (data som kommer inn i f.eks. en medarbeiderundersøkelse må betraktes som HR-data), med mer. 
  • Lønnsstatistikk, lønnsvekst og lønnsglidning.
  • Informasjon om alt fra allergier til klesstørrelser
  • Betingelser som avtaler om firmabil, aviser, bonusordninger/fordelsrabatter, hotell- og flybonuspoeng.

Dette er bare noen eksempler på data som lagres om den enkelte ansatte, og er en kombinasjon av statistikk og kvalitative data. 

SE OGSÅ: Dette må du tenke på når du velger HRM-system

Viktig som styringsverktøy

Det viktige er hva vi skal med HR-dataene, og hvordan vi nyttiggjør oss disse. Det opplagte er informasjon som vi behøver for lønnsutbetaling og oppfølging av sykefravær.

Den store verdien kommer imidlertid når vi klarer å utnytte slike data som strategisk beslutningsstøtte. Hva slags kompetanse har vi i virksomheten, og hvor har vi gap i forhold til veien videre? 

HR-data kan brukes til prediksjon for å se på sammensetning av kompetanse i et framtidig perspektiv (antagelse om behov). Data kan bidra til å sikre at du til enhver tid har korrekt rekrutteringsstrategi og optimal sammensetning av ansatte og kompetanse.

Dette vil igjen være beslutningsstøtte for veivalg som skal tas for å oppnå bedriftens strategi. 

Etterfølgerplanlegging, onboarding og sykefravær

HR-data er også avgjørende for å gi innsikt som kan brukes til etterfølgerplanlegging. Hva er kritisk kompetanse, hvem besitter denne og hva er behovet fremover? Dette er avgjørende innsikt for å jobbe med risikoplanlegging og kompetanseutvikling.

HR-data kan også benyttes til å kartlegge hvor lang tid onboarding tar for ansatte i ulike avdelinger. Det vil si kostnader ved nyansettelser opp mot når du har effektiv nytte av dine ansatte. Ved å få ned onboardingstiden vil du raskere få god økonomi i en ansettelse. Virksomheten får innsikt som kan bidra til å iverksette tiltak dersom dette ikke fungerer optimalt i deler av organisasjonen, eller man lærer av avdelingene som gjør dette bra. Det handler om å koble data om mennesker, med virksomhetens øvrige ERP-system, for å få innsiktsdata og beslutningsstøtte.

Dataanalyse kan også være nyttig dersom du over tid har et sykefravær som er tendensiøst. HR-data kan gi deg innspill slik at du kan sette i gang forebyggende tiltak for å redusere sykefravær i gitte perioder, ref. influensasesong/tilby influensavaksine.

Hvilket system skal «eie» HR-data?

Dersom vi utfordrer «teknologi-siden», så vil produkt- og utviklingssjefen være opptatt av sikker lagring, hvilket system som skal «eie» HR masterdata og at de ulike systemene sikkert kan utveksle data gjennom API-er. 

Ingen ønsker seg dobbeltregistrering av viktig medarbeiderinformasjon i flere systemer. 

Tradisjonelt har lønns-systemet vært utgangspunktet for HR-data, men vi ser nå i økende grad at HR-masterdata ligger i HRM-systemet, og derfra «snakker med» lønnsdelen.

En av grunnene til det er at den enkelte ansatte vanligvis har tilgang til HRM-systemet (i motsetning til lønnssystemet), og dermed kan vedlikeholde informasjonen om seg selv. Det har mange fordeler. Ikke minst blir datakvaliteten bedre når den ansatte selv vedlikeholder informasjonen, det sparer administrativt ansatte for mye jobb, og det kan bidra til å sikre kravene i GDPR om at ansatte skal ha innsyn i og mulighet til å rette og slette informasjon om dem selv. 

SE OGSÅ: Slik hjelper HRM-systemet deg med GDRP.

Viktig av personvernhensyn

Personvern er naturligvis viktig når vi snakker om behandling av HR-data; som er personopplysninger. Noen av disse opplysningene er i tillegg sensitive, og må behandles spesielt varsomt. 

Da trenger man ikke bare å ha kontroll på hvor dataene lagres rent fysisk, men også når de skal slettes og hvem som skal ha innsyn. 

For eksempel: Hvordan sikre korrekt håndtering ved lederskifter? Hva skal neste leder få se av historikk på medarbeideroppfølgingen og samtaler mellom forrige leder og den ansatte. 

Dette krever at man har gode innloggingsløsninger og en god rollestyring i systemet.

Her kan du lese mer om HRM-systemet Simployer