Ny StudiSjekk dette skrekkeksempelet på hvordan IT og HR til tross for de beste intensjoner ender opp med å skuffe både den nyansatte medarbeideren og dennes sjef.

Stikkordene er personopplysninger og Active Directory. Microsoft Active Directory er en katalogtjeneste fra Microsoft som styrer brukere og tilganger i mange virksomheter.

Teknologisk arv fra fortiden
– Når jeg begynte i IT-bransjen var Active Directory kilden til korrekt informasjon, av en ren nødvendighet, sier Henrik Sandström, som er Key Account Manager i Simployer.

Løsningene for å la opprettelsen av nye brukere skje andre steder fantes ikke! Følgelig ble IT-avdelingen gjerne ansvarlig for masterdata om den ansatte, selv om HR ofte satt på førstehånds informasjon om dette.

– Spør du HR-folk idag hvor de mener at masterdata bør ligge er det ikke selvsagt at de svarer HRM-systemet, men trenden går den veien. De som har kommet langt i digitaliseringen ser at det er mer naturlig og med flere fordeler å ha masterdata i HRM-systemet, sier Josefin Davidsson.

Bildet øverst i saken er fra et webinar Simployer Sverige avholdt tidligere i høst hvor Davidsson presenterte dette eksempelet fra virkeligheten:

Exempel Nye Liten

Eksempelet tar utgangspunkt i at en ny medarbeider skal starte i virksomheten, en såkalt onboardingsprosess. Se større versjon av eksempelet.

En rekke feil skjer i eksempelet:
❌ Meldingen fra medarbeiderens sjef til IT om nyansettelsen havner feil på ITs Servicedesk
❌ HR purrer opp sjefen til den nyansatte fordi de mangler personopplysninger til lønnssystem og arbeidsavtale
❌ Et etternavn staves feil slik at e-postadressen som opprettes av IT må endres
❌ Tilgangene er ikke i orden i tide til medarbeideren starter fordi rollen ikke finnes som et valg
❌ Nyansatt og dennes sjef blir frustrerte over at IT ikke har fått orden på tilgangene til første arbeidsdag

– Både IT og HR vil medarbeideren godt, men det blir likevel lett slik i manuelle prosesser, mener Sandström.

Hva er drømmescenariet som fjerner utfordringene?
– En kobling mellom HRM-systemet, som er master, og Active Directory. Personinformasjonen flyttes så automatisk over til AD, hvor brukeren opprettes der også. AD kan deretter sende brukernavn og e-postadresse i retur til HRM-systemet. Dette gjelder ikke bare ved nyansettelser, men også der den ansatte selv er inne i HRM-systemet og endrer på navn eller andre opplysninger, svarer Sandström. Han påpeker at dette ideelt bør skje i realtid, ikke bare hver natt eller før hver lønnskjøring.

Active Directory er i denne artikkelen bare et eksempel på en katalogtjeneste, man kan styre tilganger også via Azure AD og konkurrerende tjenester fra Okta, Google og andre leverandører. 

All-Personal-FeedsTilganger til andre systemer som Workplace, CRM-system, Office og rapportverktøy kan kobles til HRM-systemet. På den måten vil en medarbeider som ikke lenger jobber i virksomheten automatisk miste tilgangene i de andre systemene også.


I webinaret kom Davidsson også med gode tips til hvordan IT og HR sammen kan lykkes med et felles prosjekt for å gjøre HRM til master på person- og organisasjonsdata. Se webinaret her!

GRATIS E-BOKFå kontroll på persondata – praktisk innføring i HR masterdata