Det er krise, og sjefen trenger data om de ansatte nå!  Her er fire ting HRM-systemet da kan hjelpe med.

Da Norge plutselig stengte måtte alle få oversikt over hvor mange det nå er jobb til, hvorfra disse kan jobbe og med hvilken kapasitet.

Den uken Norge stengte hadde Simployers kunder i Skandinavia nær 25 % økt bruk av siden for uttrekk av våre rapporter med grunnleggende persondata. Et klart eksempel på at HR-systemet er forretningskritisk!

I dette innlegget vil jeg kommer med noen generelle eksempler på data det er nyttig å ha kontroll på i en krise som denne, og noen eksempler på hvordan vi i Simployer har tilrettelagt systemet for å gi rask og relevant beslutningsstøtte.

Hva er viktigst å vite?

Et avgjørende spørsmål er selvsagt hvor mange ansatte som nå er riktig?
Mange bransjer har enten kraftig økt trykk eller redusert kundetilstrømming.

Du må helst også vite hvem som:
• Er i utlandet, isolat og karantene
• Har kritiske samfunnsfunksjoner eller bor med noen som har
• Har utstyr og arbeidsoppgaver som muliggjør hjemmekontor
• Har økte omsorgsoppgaver grunnet stengte skoler og barnehager

Et av koronascenariene tilsier en rolig periode i sommer, og et nytt utbrudd når været blir kaldere igjen. Sverige har ennå ikke stengt sine skoler, men det kan komme. Skolene i Norge kan bli stengt på ny. Enten du har personell i Sverige eller bare frykter et nytt utbrudd i Norge, er det altså god grunn til å tenke gjennom hvordan HRM-systemet best kan bidra til at det du trenger å vite om personellet i en slik krise raskt kan hentes ut neste gang. Dette må da veies mot GDPR og hensynet til personvernet.

Når det settes en krisestab trenger denne en strøm av gode HRM-data. Framfor å bruke lang tid på å hente fram alle data, kan det være lurt å avgi data i flere omganger etter hvert som disse er klare. Her er en mulig måte å dele det i fire etter viktighet:

1. Kartlegge personell i kritiske situasjoner

Aller først må du jo få oversikt over hvor personellet befinner seg, og at de har det bra!

Eksempelrapport: Oversikt over hvor alle er og hvordan de har det

Av 245 medarbeidere har vi nå:
  • 7 i utlandet på tjenestereise, 4 i utlandet på ferie
  • 17 medarbeidere med sykefravær, hvorav 5 i karantene og 2 syke i isolat

Prioritet nummer én i en slik situasjon bør være å forsikre deg om hvordan de ansatte har det, og at de kommer seg hjem i tråd med offisielle reiseråd.

Hvordan få ut disse dataene? Det finnes flåtestyringsløsninger som viser hvor personellet er, over samme lest som Snapchats kart over hvor vennene dine er. Telefonoperatørene har anonyme løsninger som mange hyttekommuner har tatt i bruk. For de fleste vil det være mer aktuelt å be ansatte som befinner seg i utlandet om å egenrapportere dette, eventuelt delegere til hver leder å kartlegge sine ansatte. I personalsystemet kan du normalt ikke ta ut opplysninger om diagnoser, men koronarelatert fravær styres av smittevernloven og kan derfor rapporteres på. Siden isolerte ikke skal gå ut for å handle, bør arbeidsgiver forsikre seg om at noen kan levere mat til den som sitter i isolat.

Hva med Simployer? Vi lanserer nå muligheten til å trekke ut en egen rapport i sykefraværsmodulen, med alle koronarelaterte fravær. Disse fraværene har kortere arbeidsgiverperiode. 

2. Vurdere arbeidssted

I en situasjon der skoler og barnehager stenger ned er det raskt også behov for å kartlegge hvem som fortsatt kan jobbe, og hvor de kan jobbe.

Eksempelrapport: Stillingstyper og barns alder
Vi mener 35 medarbeidere gjør samfunnskritisk arbeid:
• 1 av de 35 er syk, 2 i foreldrepermisjon, 1 er på tjenestereise
• 5 av de 35 har barn under 10 år og bor enten alene eller med partner i samfunnskritisk funksjon, og kvalifiserer følgelig til fortsatt skole/barnehage
• For de øvrige 30 av 35 er vi avhengige av at samboer/ektefelle tar mye av omsorgsbyrden en tid framover
Vi mener 184 av 210 øvrige medarbeidere kan ha hjemmekontor:
• For 26 medarbeidere vil ikke hjemmekontor fungere fordi arbeidsoppgavene har bortfalt, her vil permittering kunne være et alternativ

Hvordan få ut disse dataene? Mange har i personalsystemet registrert informasjon om pårørende og barn i husstanden, med barnas alder. Det har vært mindre vanlig å spørre om hva samboer/ektefelle jobber med, men informasjonen er plutselig mer relevant når det kun tilbys skole til barn i husstander der alle voksne har samfunnskritisk funksjon. For å raskt kartlegge potensialet for hjemmekontor kan det være nyttig å ta ut en rapport over antall ansatte på avdelinger og stillingstitler. Dette kan også gi en oversikt over hvilke grupper det er mest nærliggende å permittere.

Hva med Simployer? Når storsamfunnet peker ut funksjoner som defineres som samfunnskritiske er det nyttig å kunne trekke ut rapporter over stillingskategorier og omsorgsoppgaver på hjemmebane for å få et overblikk over hvor mange som kan kvalifisere til fortsatt skole og barnehage, og hvor mange som kan forventes å få utfordringer med å prestere fullt ut på et hjemmekontor. I vårt rapportsenter velger du selv hvilke datafelter du vil ta ut rapporter på. Disse kan også bearbeides videre i Excel for å passe inn i en rapport der dataene for eksempel er sammenstilt med funn fra spørreundersøkelser blant personellet.

3. Vurdere arbeidsevne på hjemmekontor

De som ikke skal fortsette å utføre sitt samfunnskritiske arbeid, skal så langt som mulig ha hjemmekontor, men ikke alle kan forventes å ha full arbeidsevne, fordi de bor med barn som også er hjemme hele dagen. Dette kan man visualisere i en kartlegging der de berørte deles i mindre grupper, her i et tenkt eksempel:

 

illustrasjon_hr-rapporter

 

Hvordan få ut disse dataene? Ta ut en rapport over alle barn som er registrert som bosatte sammen med ansatte, og barnas alder. Basert på dette kan du dele de ansatte i ulike grupper og kommunisere ulike forventninger rundt arbeidstid og arbeidsleveranse basert på barns alder og hvorvidt de har en samboer som også kan hjelpe til med hjemmeskole. Er det tilfeller der spreke besteforeldre kan avlaste omsorgssituasjonen? Og selv om noens samboer ikke har en samfunnskritisk jobb, er det ikke sikkert vedkommende er hjemme og kan avlaste barneomsorgen. En grov analyse basert på personaldata erstatter følgelig ikke behovet for en mer tidkrevende individuell vurdering sammen med hver enkelt medarbeider.

Hva med Simployer? Grunnet økte omsorgsoppgaver for mange er kvoten for omsorgspenger doblet. Dette holder systemet styr på etter hvert som det brukes av dagene.

4. Se på ferieavvikling som virkemiddel

Et alternativ til permittering kan for noen virksomheter være å beholde de ansatte i arbeid, men forsøke å avvikle så mye ferie som mulig. Noen medarbeidere ønsker kanskje å trekke tilbake en feriesøknad fordi utenlandsreiser ikke er lov. Dette kan arbeidsgiver avslå. Det er også mulig å oppfordre medarbeidere til å ta ut en ferieuke eller to i løpet av april. Når krisestaben har fått kontroll på de viktigste tingene, kan det være aktuelt å ta ut en status på ferieplanleggingen.

Eksempelrapport: Ferie
• 14 medarbeidere hadde søkt om feriedager i de 3 første lockdownukene
• 145 av 245 medarbeidere har søkt om ferie alle de tre virkedagene i påskeuken
• 67 av 245 medarbeidere har ikke avviklet eller søkt om noe ferie før 15. juni

Hvordan få ut disse dataene? Hvis ferieplanleggingen skjer i et digitalt verktøy er det lett å ta ut ferierapporter på de avdelinger og datoer du måtte ønske.

Datakvalitet og personvern er avgjørende
Eksemplene over handler om operative HR-analyser i en krigsliknende situasjon. Personalsystemet bør da være masterdata på opplysningene, med sikkerhet og god datakvalitet samt fleksibilitet til å opprette dynamiske datafelter som du deretter kan kjøre ut rapporter på. Selv om det er en kaotisk situasjon bør du være nøye med å lagre informasjon om diagnoser og eventuell kartlegging av hvem som er i risikogrupper på et sikkert sted. Hvis det er opplysninger du av personvernhensyn ikke ønsker å samle inn, kan du få innsikt gjennom en anonymisert spørreundersøkelse. Personalsystemet kan i slike tilfeller brukes til å kartlegge hvilke medarbeidere som kan tenkes å bli rammet av stengte skoler og barnehager, og deretter sende undersøkelsen til dem det gjelder for å få oversikt over hvor mange som kan regne med å få fortsatt skole eller barnehage grunnet samboers jobb.

Les mer om endringene i Simployer relatert til koronapandemien