I likhet med mange andre jobber Hanne Kjeldstadli Hansen, Head of Customer Care i Simployer, for tiden hjemmefra. I tider som disse kan hun ikke møte medarbeiderne sine, og hun må gjennomføre onboarding på avstand. 

Hun har samlet sju prinsipper som hun jobber ut fra, og som gjør det enklere å introdusere nye medarbeidere som befinner seg et annet sted. Prinsippene fungerer både i koronatiden og når som helst ellers når leder og medarbeidere ikke befinner seg på samme sted. 

1. Ha en digital onboardingsplan

Lag en plan for ukentlige og månedlige onboardingsaktiviteter som sikrer en systematisk og innholdsrik introduksjon og opplæringsplan. Involver gjerne teamet når du utformer planen, del på arbeidsoppgavene og be om forslag til formelle og uformelle aktiviteter som kan bidra til å skape en unik og uforglemmelig opplevelse for den nye medarbeideren. Oppfordre også medarbeideren til å komme med konkrete forslag til opplæring som vedkommende ønsker i denne perioden. Det finnes mange kurs på nettet.  

Når du har laget en plan, kan du fortelle den nyansatte hva han eller hun kan forvente. Skap trygghet og forutsigbarhet ved å gi medarbeideren et lite forhåndsvarsel om hvilke forventninger og mål som gjelder den første tiden. Husk å følge opp planen hver uke.

2. Involver og inspirer

Den nye medarbeideren stiller full av mot og med et stort ønske om å kunne bidra med merverdi, allerede fra dag én. Be medarbeideren om å komme med innspill til sin egen onboardingsplan, og samarbeid om å lage en oversikt over hvilke oppgaver som kan løses digitalt i fremtiden. Gi den nyansatte tydelige rammer, mandater og handlingsrom - og ikke minst tillit. 

3. Engasjer og del digitalt

Mye kan gjøres hjemmefra. Nettmøter med skjermdeling fungerer utmerket. Lag og del filmer, digitale kurs og PowerPoint-presentasjoner, og del notater med hverandre. Del ideer som flere kan ha nytte av, og gi åpen anerkjennelse til medarbeidere som bidrar med det lille ekstra. 

4. Inviter teamet til digitalt statusmøte hver morgen

Inviter hele teamet til morgenmøte hver dag, sett av 30 minutter eller en time. På agendaen står siste status, gårsdagens erfaringer og dagens arbeid. Ta en runde der alle blir involvert og kan dele tanker, planer og ideer. Gi den nye medarbeideren litt ekstra oppmerksomhet, slik at han/hun kommer godt inn i teamet og føler tilhørighet. Dette er særlig viktig i tider der dere jobber på hvert deres hjemmekontor. Vær også tydelig på at den nye gjerne må bidra med input, ideer og spørsmål. 

5. Inviter teamet til digital kaffepause

Sett av tid til uformelle møter. Ha personlige samtaler, skap trivsel og tilbring litt tid sammen. Disse møtene skal ikke ha noen agenda, bare lytt, le og vær sammen. Sannsynligvis blir det litt snakk om korona også – gi rom for det, gode kollegaer imellom. Disse uformelle møtene gir dessuten nye medarbeidere en følelse av fellesskap, og de blir kjent med kulturen i teamet. 

6. Ring medarbeiderne

Vi har nesten glemt telefonen. Det er alltid noen i teamet som virkelig setter pris på å snakke med hverandre i noen minutter et par ganger i uken. Pass på å ringe dem, og snakk også med den nye medarbeideren slik at han eller hun føler seg involvert i gruppen. Oppmuntre også de andre medlemmene av teamet til å ta kontakt med den som er ny. 

7. Skap ro og trygghet i en kaotisk tilværelse

Som leder skal du bidra til ro og harmoni hos medarbeiderne dine. I tider som disse er det viktig å følge alle helseråd fra helsemyndighetene og være lojal mot arbeidsgiverens retningslinjer. Hold deg oppdatert på de siste retningslinjene fra myndighetene, og sørg for at du ikke bidrar til å spre rykter eller vekke uro. Ta vare på alle medarbeidere, men følg litt ekstra med på dem som er nye. 

 

Vil du få nyansatte raskere i gang? 
Les e-boken vår om 
effektiv onboarding. Du kan laste den ned her: https://www.simployer.no/innhold/ebok-effektiv-onboarding/