karoline-ad-des19-1-600

En høst med mye usikkerhet stiller store krav til rutiner i HR-arbeidet. Her er en sjekkliste du kan bruke for å sikre at du har kontroll.

Høsten nærmer seg med stormskritt, ferien er overstått for de fleste og den mye omtalte «nye normalen» er her. Hva som ligger i dette vil variere ut ifra virksomhet og bransje. Noen strever fortsatt med tiltak som permitteringer, karantener eller innreiserestriksjoner som stadig endrer seg. Andre skal tilbake på kontoret eller jobbe helt eller delvis hjemmefra.

Hyppig endring av regler

Det siste halvannet året har vært preget av regelendringer i en fart vi aldri har sett tidligere. Hvilke regler er det egentlig som gjelder nå? Hvordan skal man forberede seg på høsten? Det er fremdeles svært mange unntaksregler, og det kan i seg selv være nok å holde oversikt over. Men man skal samtidig gjennomføre de «vanlige» oppgavene og ha kontroll på de reglene som gjelder som ikke er endret.

Et eksempel er oppfølging av sykefravær og løpende HMS-arbeid. Hvordan er statusen og hva gjør vi for å komme i mål med planene for 2021? Går du høsten i møte med helt eller delvis permitterte arbeidstakere? Hvilke regler er det som gjelder for permitterte nå? Hvordan ta imot arbeidstakere som kommer tilbake enten etter permittering eller hjemmekontor? Hvordan sikre oppfølging og et godt arbeidsmiljø for de som fremdeles ikke er på kontoret grunnet sykdom eller av andre årsaker?

Viktig med gode rutiner

Å ha oversikt, gode rutiner og en plan for høsten er viktig for å sikre en god arbeidssituasjon og et godt arbeidsmiljø , komme i havn med bedriftens mål og få gode resultater etter nok et annerledes år.

Vi vet at mange som arbeider med HR sitter alene om å holde oversikten og ha kontrollen. Da er det ekstra viktig med gode rutiner. Er man flere om oppgavene er det viktig å ha en konkret ansvarlig på de ulike oppgavene som skal gjøres, og jevnlige statusmøter. Slik sikrer man at oppgavene som er viktige blir gjennomført på en god måte og at man kommer i havn.

Gode tips for høstens arbeid

Sørg for å ha gode og oppdaterte rutiner

  • Rutiner høres kjedelig ut, men det er gull verdt. Rutiner gjør at vi får gjort det vi skal uten at vi må finne ut av hvordan vi skal gjøre det hver gang eller hva som gjelder. Oppdatert rutine, for eksempel hva gjelder permitteringsreglene, er viktig for å sikre at man overholder regelverket.

Sikre at det er klart hvem som har ansvar for ulike oppgaver

  • Se over tiltaksplan for året og sjekk om det er behov for endring av hvem som har ansvar for gjennomføring. Det kan for eksempel være at ansvarlig har sluttet, er fraværende eller har fått andre oppgaver eller rolle ila året.

Sikre at man har oversikt over endringer av betydning i virksomheten

  • Dette inkluderer også regelendringer og er særlig viktig nå som vi har mange midlertidige regler, blant annet for permittering, sykefravær og barns sykdom i forbindelse med pandemien. Mange av reglene er foreløpig gjeldende til 1. oktober.

Sørg for at mellomledere har tilstrekkelig opplæring i oppfølging av medarbeidere

  • Oppfølging av medarbeidere, både arbeidsmiljø og arbeidsutførelse, er en sentral oppgave for mellomlederne. Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å sørge for at de som er satt til å lede andre har nødvendig opplærling. Hvordan man leder kan ha endret seg i løpet av året som har gått, så en avsjekk på at lederne har fått nødvendig opplæring kan derfor være lurt.

Snakk med arbeidstakerne – gjerne 1:1 – om tiden som har gått og «den nye normalen» hos dere

  • Arbeidstakerne kan ha svært ulike erfaringer med pandemiperioden. Noen kan ha opplevd det som bare positivt (større fleksibilitet, roligere dager mv). Andre kan ha opplevd det som svært krevende, for eksempel på grunn av sykdom, arbeids- eller hjemmesituasjonen. Arbeidsgiver har en omsorgsplikt for arbeidstakerne, som blant annet innebærer at man må tilrettelegge ut fra behov – også der det ikke er sykdom. For å kunne klare det må man ha informasjon om forhold av betydning for utførelse av arbeidet.

Ta en midtveisevaluering av HMS-arbeidet for 2021

  • Internkontrollforskriften krever systematisk gjennomgang for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt. Dette gjøres normalt ved årsskiftet. Men det kan være klokt med en midtveisevaluering; hvordan ligger vi an? Har vi behov for korrigeringer pga endrede forhold? I et år med mange unntak og endringer kan det være ekstra klokt med en slik evaluering.

Lag en plan for høsten over oppgaver som må gjøres, også løpende oppgaver

  • Har vi en plan får vi ting gjort. Ta en gjennomgang av hvilke oppgaver som må gjøres ila høsten og prioriter hva som må gjøres først, eventuelt omprioriter ut ifra behovet nå. Lag en realistisk plan.

Aktuelt kurs: Slik får HR-medarbeideren en god start på høsten!

Fullfør HR-året med full kontroll

Vi gir deg gode pekepinner på hvor du som HR-medarbeider bør rette fokus utover høsten. Du får oversikt over hvilke unntaksregler som fremdeles gjelder, og de andre løpende oppgavene du må ha kontroll over før årsskiftet. 

Les mer og meld deg på her